Unübersichtliche Excel Dateien, gespeichert nur auf der Festplatte des Notebooks, interne Firmenkommunikation über WhatsApp, händisches Abtippen von Eingangsrechnungen für die Buchhaltung.
Ich denke die Frage ob man ein ERP System braucht sollte man eher anders stellen:
Kann man es sich auf Dauer "leisten", darauf zu verzichten?
In diesem Blog Beitrag will ich kurz die wichtigsten Punkte rund um die Wahl, ob und wann ein ERP System sinnvoll ist, beleuchten.
Der richtige Zeitpunkt
Kurz gesagt - je früher, desto besser.
Warum? Je länger man mit der Einführung eines ERP System wartet, desto mehr Insellösungen werden sich im Unternehmen bilden. Ihre Mitarbeiter brauchen Tools, um die zugewiesene Arbeit rasch und effizient durchführen zu können. Sollten hier keine Prozesse vorgegeben sein, wie die Auswahl der Software und die Integration in die IT-Landschaft ablaufen muss, wird dieser Mangel schnell zu einem "Wildwuchs" auf der Bearbeitungsebene führen. Dieses Problem hat schon viele Unternehmen, speziell beim Ausscheiden von Mitarbeitern, vor große finanzielle und zeitaufwändige Herausforderungen gestellt.
Die Einführungskosten steigen mit der Anzahl der zu ersetzenden Systeme exponentiell an. Daher ist Zuwarten in diesem Fall nicht nur schlecht für die Produktivität, sondern auch kostspielig.
Wettbewerbsvorteil
Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, Unternehmen mit zentralisierter Datenhaltung genießen durch die Auswertung aller Geschäftskennzahlen in Echtzeit einen echten Wettbewerbsvorteil.
Durch die Zentralisierung von Einkauf, Verkauf, (Lager), Buchhaltung und Controlling ist es möglich, laufende Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und durch Transparenz aufzudecken. Sei es die Erkennung von Ladenhütern, die rechtzeitige Nachbestückung von Verkaufsschlagern oder auch die Optimierung des Lagers.
Effizienz in der tagtäglichen Arbeit bedeutet nicht mehr, als unnötige Arbeiten und mögliche Fehlerquellen zu vermeiden und falls vorhanden, zu eliminieren. Genau diese Punkte sind exakt die Argumente und größten Vorteile welche für die Verwendung eines ERP Systems sprechen. Durch die Integration verschiedenster Bereiche in das ERP entfallen Doppelgleisigkeiten und manuelle Tätigkeiten, die bei Insellösungen immer wieder auftreten. Selbst wenn diese durch Schnittstellen automatisiert wurden, hat man noch immer das Problem, dass beide Systeme getrennt voneinander weiterentwickelt werden. Dies führt oft zu fehlerhaften Abwicklungsprozessen und deren Beseitigung wiederum zu einem vermeidbaren Arbeits- und Finanzaufwand.
Die Qual der Wahl
Nun aber die Gretchenfrage: Welches System ist das Richtige?
Gleich vorweg: Das perfekte System existiert nicht, auch nicht dann, wenn Sie eine Individualentwicklung anstreben - diese wird niemals perfekt sein. Es gibt jedoch einige Punkte die sie bei der Wahl des passenden ERP Systems für Ihr Unternehmen beachten sollten:
Verlässlichkeit
Vertrauen in langfristiges Bestehen
Ein zentrales System für alle Ihre Unternehmensprozesse birgt auch Risiken. Das größte Risiko ist im Falle das Wegbrechens ihres Software - Entwicklers gegeben. Deshalb ist die oberste Prämisse bei der Auswahl ihrer Software Produkte: Finden Sie einen verlässlichen Partner, dem Sie vertrauen, denn Sie gehen hier eine langfristige Geschäftsbeziehung ein.
Einige Faktoren die hier Hinweise geben sind:
- Open Source Produkt
Von einer großen Gemeinschaft weiter entwickelte Software gilt als besonders fortschrittlich und birgt weniger Risiko bei Ausfall des Partners - Verbreitung
Je öfter ein System im Einsatz ist, desto mehr liegt den Verantwortlichen daran, den Fortbestand zu sichern. - SLA
Achten Sie auf Service Level Agreements, das heißt, wie sieht es mit Unterstützung des Herstellers bei Problemen aus.
Sicherheit
Die Daten, die gespeichert werden, sind von öffentlich zugänglich bis streng geheim. Darum ist es wichtig über ein System zu verfügen, dass nicht nur den unerlaubten Zugriff von außen verhindert, sondern auch innerhalb des Unternehmens die Berechtigungen für jeden Mitarbeiter bedarfsorientiert setzen lässt.
Preisgestaltung
Gerade bei kleineren Unternehmen gibt es immer wieder Zweifel, ob sie sich ein ERP leisten können. Mittlerweile gibt es einige Anbieter, die diese Einstiegsbarriere beachtlich reduziert haben, wobei hier auf Open Source Datenbanken statt großer Oracle Cluster gesetzt wird und das Pricing über Nutzerzahlen mit der Unternehmensgröße mitskaliert. Damit sind auch kleine Unternehmen in der Lage ,von Anfang an saubere Strukturen aufzubauen.
Skalierbarkeit
Mit zunehmendem Wachstum wird es unausweichlich, dass ihr ERP nicht nur funktional alles abdeckt, sondern dabei auch performant bleibt. Ein Faktor ist hier zum Beispiel die Anzahl gleichzeitig arbeitender Benutzer, die ein System zu verabeiten im Stande ist.
Modularität
Nicht immer braucht man alles was ein System anbietet. Beinahe alle Systeme haben Spielräume, die es erlauben, genau jene Module zu verwenden, die auch wirklich benötigt werden. Dabei ist es wichtig, dass bei aller Modularität, die Module doch ineinandergreifen und dadurch der zentrale Gedanke erhalten bleibt und nicht verloren geht.
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