Umsatzsteuervoranmeldung erstellen, exportieren, bei FinanzOnline einloggen, hochladen – und ein paar Tage später den Bescheid in der Databox suchen.
Dieser manuelle Ablauf kostet Zeit und ist sehr fehleranfällig.
Mit unserer FinanzOnline-Schnittstelle erledigt Odoo beides direkt: die Übermittlung Ihrer Meldungen und den laufenden Abgleich mit der Databox, dem elektronischen Postfach von FinanzOnline.
Übermittlung: U30 und U13 direkt aus Odoo
Die Schnittstelle verbindet Odoo über die offiziellen Webservices des BMF direkt mit FinanzOnline. Unterstützt werden die beiden Meldungen, die im laufenden Betrieb regelmäßig anfallen:
Umsatzsteuervoranmeldung (U30) – die periodische Meldung der Umsatzsteuer, monatlich oder quartalsweise, direkt aus den gebuchten Belegen.
Zusammenfassende Meldung (U13) – für innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen innerhalb der EU.
Beide Meldungen erzeugt Odoo ohnehin aus Ihrer Buchhaltung. Mit der Schnittstelle entfällt der Rest: kein Export, kein Portal-Login, kein manuelles Hochladen. Jede Übermittlung wird in Odoo protokolliert – inklusive der Rückmeldung von FinanzOnline. So ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Stand tatsächlich beim Finanzamt liegt.
Eine typische Fehlerquelle, die dadurch wegfällt: der Tippfehler beim manuellen Übertrag von Odoo ins Portal – gerade bei der U13 mit ihren länderspezifischen UID-Nummern ist das in der Praxis keine Seltenheit.
Der Abgleich mit der Databox
Die Databox ist das elektronische Postfach in FinanzOnline. Dort stellt das Finanzamt Bescheide, Buchungsmitteilungen und Ergänzungsersuchen zu. Das Problem in der Praxis: Zustellungen in die Databox gelten als bewirkt und Fristen laufen ab dem Einlangen – auch wenn niemand hineinsieht. Ein übersehener Bescheid kann teuer werden.
Unsere Schnittstelle ruft die Databox deshalb automatisch in regelmäßigen Intervallen ab. Neue Dokumente werden nach Odoo übernommen und dort verarbeitet:
Archivierung: Jedes Dokument wird in Odoo abgelegt und dem richtigen Kontext zugeordnet. Auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Databox bleibt alles dauerhaft verfügbar.
Automatische Zuordnung: Der Umsatzsteuerbescheid landet bei der übermittelten U30 des jeweiligen Zeitraums, die Rückmeldung zur ZM bei der U13, die Buchungsmitteilung beim Abgabenkonto. Weicht der festgesetzte Betrag von der gemeldeten Zahllast ab, wird die Differenz markiert.
Benachrichtigung: Zuständige Personen werden über die gewohnten Odoo-Aktivitäten informiert. Ein Ergänzungsersuchen mit Frist erzeugt eine Aufgabe mit Fälligkeit – kein stilles Dokument in einem Postfach.
Das Ergebnis: Die Databox muss niemand mehr aktiv überwachen. Was das Finanzamt zustellt, erscheint dort, wo ohnehin gearbeitet wird – in Odoo, am richtigen Datensatz.
Technischer Rahmen
Die Schnittstelle ist als eigenes Odoo-Modul umgesetzt und läuft auf Odoo.sh ebenso wie auf anderen Hostings. Sie nutzt ausschließlich die offiziellen FinanzOnline-Webservices (Session-, Upload- und Databox-Webservice). Der Abruf erfolgt über geplante Hintergrundjobs, Intervall und Umfang sind konfigurierbar. Mehrere Gesellschaften in einer Odoo-Instanz werden unterstützt.
Die Zugangsdaten zu FinanzOnline werden dabei verschlüsselt in der Unternehmenskonfiguration in Odoo hinterlegt.
Für wen sich das lohnt
Für jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung in Odoo führt und U30 bzw. U13 selbst abgibt – vom EPU bis zum Mittelstand. Gerade bei innergemeinschaftlichem Geschäft fallen zwei Meldungen pro Periode an, die sonst zwei manuelle Portal-Durchgänge bedeuten. Und die Databox-Überwachung läuft verlässlich im Hintergrund statt nach Erinnerung.
Sie möchten die FinanzOnline-Schnittstelle in Ihrer Odoo-Umgebung einsetzen?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Übermittlung und Databox-Abgleich in der Praxis aussehen. Kontaktieren Sie uns!,
Über den Autor
Gerald Aistleitner ist CTO und Mitgründer von MULTIOSS, offizieller Odoo-Partner in Oberösterreich. Er begleitet seit über 8 Jahren Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse mit Odoo.
