Buchhaltung in Odoo 20

In Odoo 20 hat sich bei der Buchhaltungs-App unserer Meinung nach fast am meisten getan. Entsprechend lang ist die Liste der Neuerungen, und das meiste davon spart im Alltag Zeit. Und Zeit ist ja bekanntlich Geld. Einige Punkte verlangen aber auch einen genauen Blick vor dem Upgrade.

Das ist ein Artikel unserer Odoo-20-Serie. Den Gesamtüberblick findet ihr hier.

Bank und Zahlungen

Hier ist für uns die Neuerung des Jahres: Rechnungen lassen sich direkt aus Odoo bezahlen, einzeln oder gesammelt, mit einer einzigen Unterschrift. Das läuft über die neue PISP-Schnittstelle (Payment Initiation Service Providers). Statt Zahlungsdateien zu exportieren und im Bankportal hochzuladen, bestätigt man die Zahlung bei der Bank. Laut Keynote geht auch „jetzt signieren, später zahlen". Voraussetzung ist allerdings, dass die eigene Bank unterstützt wird – laut Odoo derzeit vor allem in Europa und Großbritannien. Wer lieber beim alten Weg bleibt, kann weiterhin eine Zahlungsdatei erzeugen.

Dazu kommen:

• Doppelzahlungen verhindern: Der Zahlungsassistent erkennt ausstehende Zahlungen und zieht sie vom fälligen Betrag ab
• Abstimmungsregeln: Für die automatische Abstimmung von Rechnungen und Zahlungen lassen sich Zahlungstoleranz und Reihenfolge festlegen. Die automatische Bankabstimmung kann man jetzt auch manuell erneut auslösen. Außerdem lässt sich gegen mehrere Konten gleichzeitig abstimmen, und bei Ausbuchungen während der Abstimmung kann man die Kostenstellenverteilung festlegen
• Mahnwesen: Mahnungen für Kundenrechnungen lassen sich manuell aus der Liste oder der Rechnung senden, ob Erinnerungen manuell oder automatisch verschickt werden, legt man pro Kunde fest
• PAIN-Version: Die Einstellung für ausgehende Zahlungen liegt jetzt bei der Zahlungsmethode statt beim Journal

Die KI hält auch bei der Buchhaltung Einzug

Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu den Finanzen des Unternehmens, und zwar ausschließlich auf Basis der Buchhaltungsdaten in der Datenbank. Laut Keynote fragt man etwa nach offenen Forderungen, Cashflow oder Bruttogewinn und lässt sich bei einem Verdacht auf Fehler in der Bankabstimmung eine Prüfung mit Empfehlungen erstellen. Was bei KI-Funktionen sonst zu beachten ist (Stichwort Credits), steht im passenden Artikel dieser Reihe: https://www.multioss.com/blog/multioss-one-stop-blog-2/ki-in-odoo-20-61.

Weniger manuelle Arbeit beim Buchen

• Vorhersage der Rechnungszeile: Beim Erfassen einer Lieferantenrechnung schlägt Odoo anhand der Rechnungshistorie und der Bezeichnung Produkt, Konto, Steuer und Kostenstellenverteilung vor
• Bessere Duplikaterkennung: Rechnungen, die sehr wahrscheinlich Duplikate sind, werden rot markiert, mögliche Duplikate gelb. Nach der Buchung bleiben nur die roten Warnungen bestehen
• Schneller erfassen: Tastenkürzel für Abstimmungsmodelle und das Bündeln von Kontoauszugsbuchungen
• Korrekturen: Mehrere Rechnungen lassen sich auf einmal auf Entwurf zurücksetzen, und jede Buchung kann einen Prüfstatus bekommen, damit sie vor der UVA noch einmal angesehen wird
• Abgrenzungen: Pro Aufwandskonto lässt sich festlegen, dass Start- und Enddatum Pflicht sind und welches Abgrenzungskonto verwendet wird
• Spesen: Limits pro Mitarbeiter:in und Produkt, die Odoo automatisch durchsetzt. Ein Spesenbeleg lässt sich mit einer vorhandenen Eingangsrechnung verknüpfen, damit Kosten bei E-Rechnungen nicht doppelt gebucht werden
• Steuer inklusive oder exklusive: Auf jeder Rechnung lässt sich direkt zwischen Brutto- und Nettopreisen umschalten, ohne das Produkt doppelt anzulegen
• Rechnungszeilen aufteilen: etwa wenn ein Betrag auf mehrere Konten verteilt werden soll
• Versand: Beim Senden mehrerer Rechnungen zeigt ein Fenster, wie jede einzelne verschickt wird. Aus der Listenansicht lässt sich eine ZIP-Datei mit allen Anhängen (PDF, XML und so weiter) herunterladen

Kontenplan & Währungen

• Übergeordnete Konten: Sie ersetzen die Kontengruppen als Struktur für Kontenpläne
• Währungen: In Bilanz, Rohbilanz und Hauptbuch gibt es eine Zeile für kumulierte Währungsumrechnungsdifferenzen. Wechselkursgewinne und -verluste stehen in einer Zeile pro Rechnung, und der Kurs wird bei Fremdwährungszahlungen deutlich angezeigt
• Jahresbericht: Er verwendet jetzt das Dokumentlayout des Unternehmens
• Konsolidierung: Journale werden in die Konsolidierung mehrerer Hauptbücher einbezogen

Anlagen & Bestand

• Anlagen: Aus Anlagenmodellen werden Abschreibungsmodelle, die Konfiguration liegt direkt auf den Anlagenkonten. Bei der Abschreibung lassen sich Sätze und Dezimalzahlen verwenden
• Bestandsbewertung: Abgrenzungen wie „Rechnungen zu erwarten“ lassen sich direkt aus dem Bericht „Bestandsbewertung“ buchen, inklusive automatischer Umkehrbuchung zum Folgetag. Ändert sich der Einstandspreis nachträglich, etwa durch Einstandskosten, berechnet Odoo den Durchschnittspreis rückwirkend neu. Im Bewertungsbericht werden dann auch bereits ausgelieferte Mengen mit dem korrigierten Preis bewertet.
• Ohne Lager-App: Bestand und Bewertung lassen sich auch ohne die App Lager verwalten

Auf österreichisch, bitte!

Ein eigenes österreichisches Modul gibt es nicht, aber einige Details sind für uns wichtig:

• Ein neues Konto für Forderungen gegenüber dem Finanzamt
• Korrigierte Fristen für UVA und Zusammenfassende Meldung
• Die Firmenbuchnummer steht in einem neuen Feld für weitere Kennungen, das betrifft Berichte und Exporte
• Bei der Registrierkasse (RKSV) liegen die Zugangsdaten jetzt in den Kasseneinstellungen

Die Übermittlung an FinanzOnline ist in den Release Notes kein Thema. Dafür haben wir unsere eigene Schnittstelle: https://www.multioss.com/blog/multioss-one-stop-blog-2/finanzonline-schnittstelle-fur-odoo-57.

Worauf beim Upgrade auf Odoo 20 zu achten ist

Hier lohnt sich ein genauer Blick, bevor ihr umstellt:

• Steuerpositionen: Steuern sind nur noch in ihren Steuerpositionen zulässig. Eine Standardsteuer auf einem Produkt oder Konto, die nicht zur Steuerposition der Rechnung gehört, wird entfernt, auch wenn kein Ersatz vorhanden ist
• Bankbuchungen: Alle Buchungen, die Bankkonten betreffen, müssen aus Banktransaktionen stammen. Manuelle Buchungen auf Bankkonten sind nicht mehr möglich
• Spesen: Der Menüpunkt „Mitarbeiterspesen" entfällt. Genehmigte Spesen erzeugen Rechnungsentwürfe im Spesenjournal
• Kontenplan: Aus Kontengruppen werden übergeordnete Konten
• USt-Verrechnungskonten: Die Konten für Zahllast und Vorsteuerüberhang hängen nicht mehr an den Steuergruppen, sondern an der Art der Steuererklärung. Nach dem Upgrade prüfen, ob sie richtig zugeordnet sind

Nun zum Fazit

Odoo 20 macht die Buchhaltung schneller und nimmt viel Handarbeit ab. Am meisten freuen wir uns auf das Bezahlen direkt aus Odoo und auf die Vorhersage der Rechnungszeilen. Entscheidend ist aber, wie gut das im österreichischen Alltag trägt. Das prüfen wir, bevor wir es unseren Kunden empfehlen, und planen das Upgrade jeweils zuerst in einer Testdatenbank.

Ihr wollt wissen, was Odoo 20 für eure Buchhaltung bedeutet? Wir schauen uns eure Datenbank, eure Anpassungen und eure Abläufe gemeinsam an.

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